Баянхонгор аймгийн Архивын тасаг төрийн архивын хуульд заасны дагуу сан үүсгэгч төрийн байгууллагуудаас 2013-2014 оны цаасан суурьтай баримтыг төрийн хамгаалалтанд хүлээх авч байна. Тус үйл ажиллагаанд Баянхонгор аймгийн 175 байгууллага хамрагдах ёстойгоос одоогоор 100 байгууллага бүрэн хамрагдаж, цаасан суурьтай баримтуудыг цахимжуулаад байгаа аж.

Зарим байгууллага яамдын шалгалтын графикт хамрагдсан учир тус үйл ажиллагаанд хамрагдаагүй бол үлдсэн баримтыг цахимжуулах ажилд оролцоогүй байгууллагуудын баримтыг дахин баримтжуулахгүй, хугацаа сунгаж ажиллахгүй гэж байна. Төрийн архивын нөхөн бүрдүүлэлт тасарвал Зөрчлийн тухай хуулийн дагуу сахилгын шийтгэл ногдуулах арга хэмжээ авах бөгөөд байгууллагын дарга, ажилтнууд 2018 онд ямар нэг цалин үр дүнгийн нэмэгдэл, шагнал урамшил авахгүй юм байна. Жил бүр 11-12 мянган баримтыг төрийн хамгаалалтанд хүлээн авдаг бол энэ жилийн тухайд байгууллагуудын баримтын тоо, эргэлтийн тоо өссөн учраас 17 мянган баримт хүлээн авах төлөвтэй байгааг албаныхан хэлж байна.
"Баримт цахимжуулах явцад байгууллагын архивийн баримтууд дутуу ирэх тохиолдол байна. Энэ нь тухайн байгууллагын ажилтнууд байгууллагын архивт баримтаа шилжүүлээгүй, байгууллагуудын ихэнх нь орон тооны ажилтангүй хөвөрч ажилладаг зэргээс баримт цахимжуулах үед хүндрэл бий болдог"-ийг Архивын тасгийн дарга В.Эрдэнэчимэг ярьсан юм.

Архивын цахимжуулалт хийгдсэнээр төрийн үйлчилгээ ард иргэдэд хүндрэл чиргэдэлгүй түргэн шуурхай хүрэх,  хадгалалт хамгаалалтанд авч, нөөц хувийг бэлтгэх гээд олон талын давуу тал,  ач холбогдолтой байдаг байна.